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宜丰县博物馆办公用品使用管理制度

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宜丰县博物馆办公用品使用管理制度

一、总则

1. 目的：为加强宜丰县博物馆办公用品的管理，规范办公用品的采购、领用、使用和保管流程，提高办公用品使用效率，合理控制办公成本，特制定本制度。

2. 适用范围：本制度适用于宜丰县博物馆全体工作人员。

3. 管理原则

按需采购与领用：根据工作实际需求采购和领用办公用品，避免浪费和积压。

勤俭节约：倡导节约使用办公用品，充分发挥办公用品的最大效用，降低办公成本。

统一管理与责任到人：办公用品由博物馆指定部门统一采购、保管和发放，各部门及个人负责本部门和个人领用办公用品的使用与保管。

二、办公用品分类

1. 固定资产类办公用品：如办公桌椅、电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、文件柜等，单位价值较高、使用年限较长的办公设备。

2. 低值易耗品类办公用品：包括中性笔、铅笔、橡皮、胶水、回形针、订书钉、笔记本、A4纸、复印纸、打印墨盒、硒鼓等价值较低、易消耗的办公文具及耗材。

3. 其他办公用品：如饮用水、清洁用品（抹布、拖把、清洁剂）等用于日常办公环境维护和员工基本需求的物品

三、采购管理

1. 采购计划：各部门每月末根据工作需求和库存情况，填写《办公用品采购申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，经部门负责人审核签字后，提交至负责采购的部门（如办公室）。负责采购的部门汇总各部门的采购申请，结合库存现状和预算情况，制定博物馆月度办公用品采购计划，报博物馆领导审批。对于预算金额较大或特殊的办公用品采购，需提前进行市场调研，提供至少三家供应商的报价及产品信息，进行性价比分析后，确定采购方案，再报领导审批。

2. 采购实施：经领导审批通过的采购计划，由负责采购的部门按照博物馆相关采购流程和规定进行采购。优先选择有资质、信誉良好、产品质量可靠且价格合理的供应商，与之签订采购合同或协议，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等关键条款。采购人员应密切关注采购进度，确保办公用品按时、按质、按量到货。办公用品到货后，采购人员会同仓库管理人员或相关验收人员，依据采购合同和送货单，对办公用品的名称、规格、数量、质量等进行严格验收，确认无误后办理入库手续。对于验收不合格的办公用品，采购人员应及时与供应商沟通，办理退换货或补货等事宜。

四、使用与维护

1. 使用规范：员工应爱护办公用品，按照使用说明书和操作规程正确使用，避免因不当操作导致损坏。如办公设备出现故障，应立即停止使用，并及时通知相关技术人员进行维修，不得擅自拆卸或修理。办公用品应严格用于办公用途，严禁将办公用品私自带回家中或转借他人用于非工作事项。倡导节约使用办公用品，如双面打印、复印，减少纸张浪费；合理使用办公耗材，延长使用寿命。对于可重复使用的办公用品，如文件夹、文件袋、订书机等，使用完毕后应妥善保管，以便下次使用。

2. 维护保养：各部门负责本部门办公设备的日常维护保养工作，定期对办公设备进行清洁、检查，确保设备正常运行。对于电脑、打印机、复印机等办公设备，按照设备供应商提供的维护保养要求，定期进行保养和维护，如更换墨盒、硒鼓，清理灰尘，升级软件等。办公设备出现故障需要维修时，使用部门填写《办公设备维修申请表》，说明设备故障情况和报修原因，经部门负责人审核后，交至负责设备维修的部门或人员进行维修。维修人员应及时响应，尽快排除故障，并记录维修情况，包括维修时间、维修内容、更换的零部件等。对于维修成本过高或已达到报废年限且无法修复的办公设备，按照相关规定进行报废处理。

五、交接与回收

1. 工作交接：员工因离职、退休、岗位调动等原因离开原工作岗位时，应及时办理办公用品交接手续。填写《办公用品交接清单》，详细列出本人领用的办公用品，包括固定资产和低值易耗品，经接收人、部门负责人和仓库管理人员三方签字确认后，完成交接。对于未使用完的办公用品，应归还仓库；对于已损坏或丢失的办公用品，按照相关规定进行赔偿。

2. 回收处理：定期对各部门不再使用或闲置的办公用品进行回收，由仓库管理人员统一登记保管。对于可继续使用的办公用品，进行分类整理后，调配给其他有需要的部门或员工使用；对于无法继续使用但尚有一定价值的办公用品，如废旧办公设备，按照相关规定进行报废处理或通过合法渠道进行变卖，变卖收入上缴博物馆财务。对于已报废的办公用品，建立《办公用品报废处理台账》，记录报废时间、报废物品名称、规格、数量、处理方式等信息，以备查阅。

六、附则

1. 制度解释：本制度由宜丰县博物馆负责解释和修订。

2. 制度生效：本制度自发布之日起生效实施，如有与本制度相冲突的其他规定，以本制度为准。

宜丰县博物馆

2024年6月4日